Posted on

مدیریت زمان و راهکارهای آن

مدیریت زمان

مدیریت زمان

یکی از با ارزش‎ترین دارایی های ما زمان است و  قدر دانستن آن همیشه از زبان بزرگان و اندیشمندان به ما گوشزد شده است.

وقت را غنیمت دان آنقدر که بتوانی          حاصل از حیات ای جان این دم است تا دانی   «حافظ»

در واقع نوع نگرش ما به جهان پیرامون تاثیر مستقیمی بر عملکرد ما دارد. زمان چون  آب روان به تندی می گذرد و بر ماست که با شناخت دقیق اهداف و خواسته هایمان از لحظه به لحظه آن استفاده کنیم و لذت ببریم. بنابراین فرصت را باید خودمان دریابیم ، زیرا کسی آن را به ما نخواهد بخشید. درباره مدیریت بهینه از زمان ،برایان تریسی معتقد است که «کیفیت زندگی شما بستگی به کیفیت مدیریت شما در استفاده بهتر از وقت دارد » و در جایی دیگری تاکید دارد که «ارزش هر چیزی را می توان با مقدار وقتی که حاضرید صرف آن کنید اندازه گیری نمود».

با این مقدمات شاید از خودمان سوال کنیم که چرا با کمبود وقت و عقب افتادن کارها مواجه هستیم. به نظر کارشناسان عدم اولویت بندی کارها از مهم ترین دلایل مشکلات ما هستند . گاهی اوقات ضعف های ما در نحوه تصمیم گیری ماست و گاهی در تفویض اختیار . شاید هم ضعف در حل مسئله. ما انسان ها گاهی نیز در راه رسیدن و به سرانجام رساندن کارها کمال طلبی افراطی داریم و یا آنقدر کاری را به تعویق می اندازیم که تبدیل به یک فرد اهمال کار می شویم . هر یک از ضعف های برشمرده کافی است که ما را در منجلاب بی برنامه ریزی و بهم ریختگی کارها قرار دهد که نتیجه آن خستگی مفرط و فشارهای عصبی فراوان و از همه مهمتر نرسیدن به اهداف مورد نظرمان است .

در این خصوص یکی از راه حل های پیشنهادی روان شناسان آشنایی با مفهوم مدیریت زمان یا Time Management است . مدیریت زمان به ما می آموزد که بهترین استفاده را از زمان داشته باشیم. هم چنین مدیریت زمان به ما کمک می کند تا از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت‎های غیرضروری ، بهره وری و کارایی مان را افزایش دهیم و با کاهش استرس ها به سلامت روحی و جسمی خود کمک نماییم. در قسمت اول این مقاله به طرح این سوال می پردازیم که «چرا مدیریت زمان مهم است » و سپس در بخش دوم به ارایه راهکارهای عملی می پردازیم .

مدیریت زمان
مدیریت زمان

چرا مدیریت زمان مهم است ؟

کارهای بیشتر را با تلاش کمتری انجام می دهید :

با کنترل وقت، توانایی تمرکز بر روی وظایف در حال انجام را پیدا می کنید. از آنجایی ­که هیچ وقت، لحظه ای را از دست نمی دهید، کارایی شما افزایش پیدا می کند. تصور کنید که در حال دویدن یک مسافت یک کیلومتری هستید، اما هر ۵ ثانیه می ایستید. این حرکت هم باعث خستگی بسیار سریع شما می شود و هم باعث دیر رسیدن به خط پایان.

موفق تر می شوید:

مدیریت زمان کلید موفقیت است. مدیریت زمان به شما اجازه می دهد تا به جای دنباله‎روی از دیگران، هدایت زندگی‌تان را به دست بگیرید. شما کارهای بیشتری انجام می دهید، تصمیم های بهتری می گیرید و به طور موثرتری کار می‎کنید. در نتیجه زندگی موفقیت آمیزتری در پیش رو دارید.

استرس شما کاهش پیدا می کند:

یکی از مهم­ترین علل استرس، شتاب­‎زدگی مردم است. به طور کلی گفتن عبارت «کار بسیار زیادی دارم ،اما وقتم کم است» با دلسردی که منجر به ایجاد استرس می شود؛ همراه است.

راه­کارها :

راهکار ذهنی

  • انجام ده دقیقه سکوت و خلوت در ابتدای روز:

هر صبح ده دقیقه در سکوت بنشینید، نفس عمیقی بکشید و برای آن روز برنامه ریزی کنید.

  •  یادداشت برداری کنید:

در صورتی که ذهن شما دائماً در حال فکر کردن ومشغول بودن به صدها کار دیگر است. سعی کنید یک دفترچه یا یک  بسته کاغذ روی میزتان قرار دهید و هر گاه که موضوعی به ذهنتان رسید ، یادداشت برداری کنید. خالی کردن این موارد از ذهن ، به شما امکان تمرکز بر روی کارهای در حال انجام را می دهد و دیگر نگران فراموش کردن کارهای مهم نیستید.

  •  ابتدا کارهای مهم و ضروری را انجام دهید:

اولویت بندی کارها بسیار  مهم است.  بدون شک از شما خواسته می شود که همزمان چند کار را انجام بدهید. هم­چنین شرایطی پیش می‎آید که همکاران یا ارباب رجوع در لحظه آخر سر می‎رسند . بنابر‎این ضروری است که کارهایتان را اولویت‎بندی کنید.

  •  وسایل اضافی و برگه های روی میز را جمع کنید:

بعضی از افراد به خاطر وجود دسته های گزارش و کاغذ بر روی میز ، نمی‎توانند تمرکز کافی پیدا کنند. پس بهتر است که روی میزتان را خلوت کنید و فقط مواردی را که نیاز دارید، دم دست قرار دهید. با این روش، چشم و (حواس شما ) هم به راحتی پرت نمی‎شود.

  •  در اتاقتان را ببندید:

اگر متوجه شدید که انجام کار با حضور سایر افراد مشکل است، از اینکه در را به خاطر جلوگیری از حواس پرتی ببندید، خجالت نکشید. البته شما که قصد ندارید تمام روز، در را به روی دیگران ببندید، اما این روش مفید در مواقعی به کار می‎آید که شما واقعا به یک یا دو ساعت تمرکز نیاز دارید.

  • ساعت­های  اوج کاری خود را پیدا کنید:

به این فکر کنید که در کدام بخش روز سرحال‎تر هستید و چه زمانی ساعت اوج کاری شماست. منظور ساعت­هایی است که بیشترین انرژی ، انگیزه و تمرکز را دارید. این ساعت­ها، مواقعی هستند که باید مشکل ترین کارهایتان را انجام ­دهید. بنابراین بهتر است که از مزایای دانستن ساعت اوج کاری به خوبی استفاده کنید.

  •  از خودتان سوال کنید:

ممکن است که به راحتی درگیر کارهای شلوغ تکراری و روزمره شویم و حواس ما به کارها و برنامه های مهم نباشد. بنابراین همیشه از خودتان بپرسید که : « آیا این بهترین راه استفاده از وقتم در این دم آخر است ؟». اگر این طور نیست، دست از کار در حال انجام بردارید و تلاش­تان را معطوف به فعالیت دیگری کنید که فایده بیشتری برای شما و شرکت داشته باشد.

  •  در همان وهله اول، کارتان را به درستی انجام دهید:

چند بار تا به حال شاهد بودید که همکاران شما با بحران های کوچکی مواجه شده‎اند، در حالی که می‎توانستند جلوی آن را بگیرند ؟سعی کنید هر کاری که انجام می دهید، در همان بار اول به درستی انجام دهید. بنابراین بهترین کار این است که اجازه ندهید که کاری روی دست شما بماند؛ مگر اینکه بخواهید آن را به بهترین نحو انجام دهید. هرچند که این  نکته مدیریت زمان در محل کار به سادگی قابل درک است، اما عمل کردن به آن آسان نیست.

  • وقت تان را به هدر ندهید:

مدیریت زمان در محل کار به این معناست که از سارقان زمان آگاهی داشته باشید. به طور مثال وقت زیادی صرف گپ زدن، چای خوردن، سیگار کشیدن، با گوشی صحبت کردن و یا گشت زنی در اینترنت نکنید.

ترجمه:www.behprice.com ( شرکت هوشمند سازان ایمن پردازش)

By: Habib Almasian

سایر مطالب مرتبط:

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *