Posted on

باید ها و نباید های استفاده از پاورپوینت

ممکن است تاکنون به عنوان یک دانشجو ؛ مدرس و یا سخنران تجربه ارائه مطالب با پاورپوینت را پیدا کرده باشید.هر چند که امروزه در انواع جلسات اداری و محیط های تجاری و آموزشی شاهد کاربرد وسیع این نرم افزار بسیار جذاب هستیم. اما بعضی اوقات به درستی نمی توانیم از امکانات آن استفاده کنیم و ارائه خوبی داشته باشیم.
گاهی اوقات اطناب مطالب و کاربرد فونت های نازیبا و درهم و یا تو درتو خواندن مطالب را بسیار مشکل ساخته و حوصله مخاطب را نیز به سر می برد .

 آگاهی از فضای اتاق، کلاس یا سالن:

۲۰۰۸۱۱۲۴conferenceroom

نور اتاق :

بسته به نوع مدل و  رزولوشن ، برخی از ویدئو پروژکتورها در اتاق های تاریک و یا نسبتا تاریک نمایش بهتری دارن .

انتخاب نوع قالب یا Template :

در انتخاب نوع قالب باید به عواملی هم چون،نوع مخاط و نوع موضوع توجه کرد. با مراجعه به بعضی از سایت ها از جمله Fppt.com  می توانید از قالب ها و تصاویر زیبا استفاده کنید .

نوع قالب

 اندازه و نوع فونت:

بسته به فاصله مخاطبان و  اندازه محل ارائه باید اندازه فونت ها را بزرگ و یا کوچک کنید و از فونت های خوانا استفاده کنید.ممکن است که شما فونتی را دوست داشته باشید اما مناسب ارائه مطلب شما نباشد. 

سایز فونت

فاصله جملات : دقت کنید که فاصله بین جملات باید رعایت شود. دقت کنید که هیچ گاه مطالب را به صورت شکل زیر ارائه ندهید.

انتخاب رنگ فونت و پس زمینه:

انتخاب رنگ تا اندازه زیادی سلیقه‌ای است اما جدای از سلیقه باید توجه داشته باشیم که ترکیب رنگ‌های صفحه ما با مخاطب و موضوع بحث تناسب داشته و در بدترین شرایط نیز به دیده شدن متن کمک کند. به طور مثال متن های سیاه را در پس زمینه روشن استفاده کنید. و به صورت برعکس اگر پس زمینه شما تیره است از متن هایی که به رنگ ( سفید ، کرم ،خاکستری روشن) استفاده کنید.

 متن ها، راست  یا چپ چین شوند: به این دلیل که معمولا خواندن متن هایی که در وسط قرار می گیرند، مشکل تر است .
استفاده از تصاویر و نمودارها با خوانا و با کیفیت :اگر قرار است از تصاویری استفاده شود ، حتی الامکان ، به کیفیت آنها توجه کنیم.

تعداد اسلاید ها را کم کنید:

متن پاورپوینت باید بسیار گویا و خلاصه باشد.لازم است بدانیم که آوردن هر گونه توضیح در پاورپوینت آن هم در حالی‌که قصد صحبت درباره آن را داریم حشو است. ما از مخاطب انتظار داریم که با توجه به عناوین بحث در پاورپوینت جریان بحث را گم نکند و ذهنش با سازمان بحث آشنا شود و نه این که به خواندن توضیحات مشغول شود. چه بسا خواندن این توضیحات پرسش‌هایی ایجاد کند که بیرون از بحث سخنران بوده و طرح آنها رشته کلام را از دست وی خارج سازد.
بنابراین بهتر است در هر صفحه به یک نکته اصلی و مهم اشاره کنید و از آوردن توضیحات اضافی پرهیز کنید. باید دقت کنید که مخاطب ؛ از شما جلوتر نباشد و فقط با ارائه تیتر سعی کنید که مخاطب را با خود همراه کنید .

از پرزنتر استفاده کنید :

بجای خم شدن به سمت رایانه. یا نگاه کردن و عوض کردن صفحات ،در صورت امکان از پرزنتر استفاده کنید .

 

 

$_57

سایر راهکارها :

آمادگی کامل قبل از انجام ارائه : یکی از بدترین قسمتهای یک ارائه، می تواند  پشت کردن به مخاطب یاشد. علتش هم معمولا آماده نبودن سخنران است. بنابراین زیاد تمرین کنید.

قبل از شروع جلسه:  خیلی زودتر در محل اریه حاضر باشید و پروژکتور را روشن و  وسایل را آماده کنید.دقت کنید که رزولوشن پروژکتور و رایانه با هم اختلاف زیادی نداشته باشند. در غیر این صورت با مشکل مواجه می شوید.

زمان بندی : معمولا اکثر ارائه ها ۱۰ تا ۲۰ دقیقه طول می کشند. حتما قبل از انجام ارائه، تمرین کنید و دقیقا زمان بندی نمایید.معمولا برای هر صفحه یک دقیقه و یا کمتر اختصاص بدهید . بنابراین به طور معمول با داشتن ۲۰ اسلاید ، ۲۰ دقیقه ارائه شما طول می کشد.

آوردن لپ تاپ : اگر لپ تاپ دارید، حتما همراه خود بیاورید. زیرا گاها اتفاق می افتد که اشکالی در رایانه و یا لپ تاپ محل ارائه پیش می آید، که در اینجا لپ تاپ شما به دادتان می رسد. یک نکته بسیار مهم دیگر این است که وقتی که از لپ تاپ خودتان در جلسات مهم استفاده می کنید، خیالتان بابت فونت ها و اندازه آنها راحت است و به هم ریختگی  هم پیش نمی آید .

همراه آوردن فلش : قبل از ریختن مطالب، بهتر است فلش را فرمت کنید و بعد فایل پاورپوینت را به فلش انتقال دهید.
ذخیره فایل در ایمیل : در صورت احتیاط و در مواقعی که ارائه بسیار مهمی دارید ، پیشنهاد می شود که نسخه ای از فایلتان را در ایمیلتان نیز داشته باشید. ( خصوصا برای مراسم دفاع )

همراه داشتن پرینت مطالب: لازم است در موارد مهم ، تمام  یا بخش های مهم  مطالب ارائه تان را به همراه داشته باشید و به جای نگاه کردن به پاورپوینت، تا بتوانید گاها به برگه های خودنیز نگاه کنید .هم چنین :

  • رئوس مطالب را در صفحه اول قرار دهید
  • دقت کنید که در متن، غلط های املایی نداشته باشید.
  • شماره گذاری: حتما مطالب خود را شماره گذاری کنید.
  • وقتی که با ماوس کار ندارید، دستتان را از روی آن بردارید. زیرا ممکن است به طور ناخودآگاه متن را به بالا یا پایین ببرید و باعث حواس پرتی مخاطبانتان شوید.
  • و آخر این که صفحه پایانی پاورچوینت را با جمله یا عبارتی تشکر آمیز به پایان ببرید ( مانند نمونه زیر)

 

متشکریم
متشکریم

 

سایر مطالب مرتبط :

ترجمه و تالیف : www.behprice.com ( شرکت هوشمند سازان ایمن پردازش)

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *